آشنایی با آموزش آنلاین کارمندان

در خصوص آموزش آنلاین کارمندان گفتنیست که امروزه، آموزش نیروها یکی از مهم ترین عوامل موفقیت یک سازمان به حساب می آید و سازمان ها، وقت، انرژی و گاها هزینه ی زیادی برای آموزش هرچه بهتر کارمندان خود صرف کرده اند. زیرا همه ی کارمندان باید توانمندی بالایی داشته باشند تا بتوانند باعث رشد و موفقیت یک سازمان شوند. همانطور که “با یک گل بهار نمی شود” با توانمند بودن یک یا تعداد ناچیزی کارمند نیز اتفاق شگفت انگیزی برای سازمان رخ نخواهد داد.

بنابراین در هر سازمان یا شرکتی پس از استخدام کارمندان، دوره هایی برگزار می شود تا به کارمندان آموزش دهند و آن ها را برای فعالیت های مورد نظر آماده کنند. برگزاری این دوره ها باعث تسهیل روند کاری می شود چرا که کارمندان هر آنچه را که لازم دارند بدانند، را می آموزند و با اعتماد به نفس بیشتری کارهای خود را به انجام میرسانند.

هر سازمانی ممکن است دوره های متفاوتی برگزار کند ولی برگزاری دو دوره در غالب سازمان ها یکسان است. این دو دوره عبارتند از: آموزش قبل از خدمت و آموزش ضمن خدمت که در ادامه به مطالعه بیشتر آن ها می پردازیم.

• آموزش قبل از خدمت

این نوع از آموزش، که هم می تواند کوتاه مدت باشد و هم بلند مدت، معمولا برای کارمندانی است که تازه استخدام شده اند و قرار است به زودی کار خود را شروع کنند. پس سازمان، دوره ای را قبل از شروع خدمتشان برای کارمندان برگزار می کند که همان آموزش قبل از خدمت نامیده می شود. البته ممکن است بعضی از سازمان ها اقدام به برگزاری چنین دوره ای برای کاندیداها کنند و پس از اتمام دوره از آن ها آزمون گرفته و افراد برجسته را انتخاب کرده و استخدام کنند.

• آموزش ضمن خدمت

 این نوع آموزش، غالبا پس از استخدام “کارمند انتخاب شده” در شرکت یا سازمان رخ می دهد که هدف از این امر، آماده سازی کارمند برای انواع و اقسام چالش هایی است که قرار است با آن ها رو به رو شود. همچنین در بعضی از سازمان ها، به افرادی که این آموزش ها را می گذرانند، ممکن است مدرکی نیز ارائه شود که افراد این دوره را گذرانده اند ودیگر نیازی به شرکت در آن ندارند یا حقوق بالاتری بگیرند و یا صاحب منصب بالاتری را شوند.

آموزش هایی که در حین خدمت ارائه می شوند انواع گوناگونی دارند که کم و بیش اکثرا اهداف یکسانی را پوشش می دهند، اهدافی که همه در راستای کمک به سازمان و بهبود وضعیت کارمندان هستند.

انواع آموزش ضمن خدمت :

• آموزش ضمن خدمت کوتاه مدت. این نوع آموزش در بازه ی زمانی محدودی برگزار می شود که طول مدت دوره در هر سازمان و شرکتی متفاوت خواهد بود. از اهداف این دوره می توان به حرفه ای ساختن کارمندان در وظایف و مسئولیت های کاریشان یا آشنا سازی آن ها با وظایف جدیدی که قرار است انجام دهند اشاره کرد.
• آموزش ضمن خدمت بلند مدت. همانطور که از نامش پیداست، این آموزش در بازه ی زمانی وسیعی رخ می دهد و محدودیتی ندارد و اهداف برگزاری دوره نیز همانند اهداف دوره ی کوتاه مدت می باشد تا همه در رشد سازمان موفق عمل کنند و با هم به تعالی برسند.
• آموزش توجیهی ضمن خدمت. سازمان ها معمولا برای ایجاد هماهنگی بین کارمندان و آشنا سازی آن ها با وظایفشان به آموزش توجیهی روی می آورند.
• آموزش جبرانی ضمن خدمت. معمولا برای بهبود وضعیت کارمندان، چه از نظر علمی و چه از جنبه ی مهارت در کار، آموزش جبرانی برگزار می شود. این آموزش جهت جبران نقص برگزار شده تا نقص ها و عیب ها را به حداقل برساند و نقش کامل تر و موثرتری را ایفا کند.
• دوره ی بازآموزی ضمن خدمت. این دوره برای افرادی برگزار می شود که قبلا چیزی را فراگرفته اند و الان باید آن را مرور کرده و به یاد بیاورند.

تا مدتی قبل، آموزش ضمن خدمت به صورت سنتی یا حضوری برگزار می شد تا اینکه ویروس کرونا شیوع و عملا بسیاری از سازمان ها را محدود کرد. پس سازمان ها در صدد پیدا کردن چاره ای برآمدند و به این نتیجه رسیدند که آموزش ضمن خدمت خود را به صورت آموزش آنلاین یا آموزش مجازی برگزار کنند.

پیش از رسیدگی به موضوع “آموزش آنلاین کارمندان” بهتر است تا به صورت اجمالی به آموزش آنلاین یا مجازی نگاهی بیاندازیم و با محتوا و ساختار آن ها بیشتر آشنا شویم.

آموزش آنلاین یا آموزش مجازی

آموزش آنلاین (که معمولا به آن آموزش مجازی نیز می گویند) عبارت است از حضور غیر فیزیکی حداقل یک مدرس (یاددهنده) و یک دانشجو (یادگیرنده) در یک پلتفرم مجازی که به امر آموزش و یادگیری مشغول هستند. در این نوع از آموزش محتوا به صورت مجازی یا الکترونیکی ارائه می شود و باید حتما به یک کامپیوتر یا تلفن همراه هوشمند و اینترنت با سرعت مناسب دسترسی داشته باشید تا بتوانید در جلسه آنلاین خود شرکت کنید.

البته باید در نظر داشت که گاهی معنای آموزش آنلاین با آموزش مجازی یا آفلاین متفاوت است. پس ما برای اطمینان تعریفی از آموزش مجازی ارائه می دهیم ولی به صورت کلی غالبا آموزش آنلاین و آموزش مجازی با یک معنی به کار می روند. آموزش مجازی همچون آموزش آنلاین است با این تفاوت که در آن مدرس و دانشجو به طور همزمان در یک کلاس حضور ندارند و محتوای از قبل آماده شده توسط مدرس در اختیار دانشجو قرار میگیرد تا به مطالعه آن بپردازد. در حالیکه در آموزش آنلاین مدرس به فرد یا افراد یاد گیرنده به صورت همزمان و در یک کلاس با استفاده از یک پلتفرم آنلاین تدریس می کند.

در بالا با دو مفهوم آموزش ضمن خدمت و آموزش آنلاین یا مجازی آشنا شدیم و متوجه شدیم که آموزش ضمن خدمت را نیز می توانیم با کمک پلتفرم برگزاری کلاس آنلاین به صورت آنلاین یا مجازی برگزار کنیم. زین پس به بررسی آموزش آنلاین کارمندان می پردازیم. تا با مشخصه های برگزاری یک کلاس آنلاین برای کارمندان و مزایایی که آموزش آنلاین کارمندان دارد بیشتر آشنا شویم.

آموزش آنلاین کارمندان

سازمان ها معمولا برای جلوگیری از بروز اشتباهات زیاد، بالا بردن بهره وری کارمندان خود، برطرف و کم کردن چالش ها و مشکلات پیش روی کارمندان و جلوگیری از استعفای آن ها، تبادل نظر و بحث در مورد برخی علوم جدید، بالا بردن مهارت و اعتماد به نفس کارمندان، و … در بازه های زمانی متفاوتی اقدام به برگزاری جلساتی می کنند که اخیرا این جلسات یا میتینگ ها به صورت آنلاین برگزار می شوند و دارای مزایا و معایبی هستند که قصد بررسی تعدادی از مزایای آن ها را داریم و سپس به ارائه راهکارهایی می پردازیم که چگونه جلسات باکیفیت تری داشته باشیم.

مزایای آموزش آنلاین کارمندان

• دسترسی بهتر و منعطف بودن. هنگامی که جلسه ای به صورت آنلاین برگزار می شود، کارمند الزامی به حضور در محل از پیش تعیین شده نداشته و نیازی به اختصاص دادن هزینه و زمان برای رسیدن و بودن در آن جا ندارد. وی می تواند، در حالی که به راحتی در منزل خود نشسته است، با روشن کردن سیستم و انجام چند مرحله وارد فضای جلسه ی مجازی شده و در آن شرکت نماید. در این صورت، برای شرکت در جلسه نیازی به لغو کردن دیگر برنامه های خود ندارد و به همه ی کارهایش خواهد رسید.
• مقرون به صرفه بودن. همانطور که در مثال بالا ذکر کردیم، در آموزش آنلاین کارمندان هزینه ی کمتری به افراد تحمیل می شود زیرا علاوه بر عدم پرداخت مبلغی برای رفت و آمد، هزینه های جانبی دیگری نیز از جمله پذیرایی ، پرینت کردن جزوه یا بروشور و … وجود ندارند.
• استفاده ی دوباره از رکورد جلسه. دیگر مزایای آموزش آنلاین کارمندان این است که برای افرادی که ممکن است در حین جلسه چیزی را از قلم انداخته باشند یا به طور ناگهانی حواسشان پرت شده باشد، دیدن مجدد رکورد جلسه به آن ها کمک شایانی خواهد کرد.
• کاهش زمان یادگیری. در آموزش سنتی، افراد می بایست مسافتی را برای رسیدن تا محل جلسه طی می کردند که همین مسئله ممکن بود باعث خستگیشان شود. حال، نشستن روی صندلی برای ساعت های متوالی و … را نیز در نظر بگیرید. با این حساب، رفته رفته همه خسته می شوند و انرژی خود را برای استفاده بهینه از جلسه از دست می دهند.در چنین شرایطی استفاده از آموزش آنلاین کارمندان یکی از بهترین گزینه هاست. زیرا هر فرد می تواند در محلی راحت نشسته و در حین جلسه به خوردن و نوشیدن بپردازد تا سطح انرژی اش ثابت بماند. همچنین افراد دیگر نیازی به طی مسافتی ندارند و همین حذف شدن عامل “جابجایی” باعث عدم خسته بودن فرد قبل از شروع جلسه می شود تا فرد بتواند از حداکثر پتانسیل خود برای بازدهی بیشتر استفاده کند.
• ایده آل برای نسل جدید. نسل جوان ما حوصله و صبر نسل قبل از خود را ندارد و به شدت درگیر تکنولوژی است. ولی زمانی که بحث تکنولوژی در میان باشد، این نسل غوغا می کند. بنابراین با برگزاری جلسه آنلاین به علایق نسل جوان احترام گذاشته و به آن ها اجازه ی لذت بردن از جلسه را می دهیم.
• دسترسی آسان به اطلاعات. در حین برگزاری جلسات آنلاین، اطلاعات به صورت فایل صوتی، تصویری، پی دی اف و … در اختیار کارمندان قرار داده می شوند و نیازی به پرینت کاغذ، استفاده از بلندگو، ویدیوپروژکتور و … نیست. کارمندان به راحتی در همان لحظه یا در آخر جلسه فایل ها را روی سیستم خود خواهند داشت.

در بالا تعدادی از مزایای آموزش آنلاین کارمندان را نام بردیم و به بررسی آن ها پرداختیم. اکنون به نحوه ی بهتر برگزار کردن آموزش آنلاین کارمندان می پردازیم.

چگونه جلسات آنلاین بهتری برگزار کنیم؟

• همانطور که می دانید در آموزش آنلاین کارمندان، افراد حضور فیزیکی ندارند. پس سعی کنید زمانی که در پلتفرم مجازی خود هستید وب کم را روشن نمایید تا چهره های همدیگر را ببینید و از دیدن حالت چهره ی همکارانتان غافل نشوید که بهتر همدیگر را درک کنید.
• در حین آموزش آنلاین کارمندان فراموش نکنید که با هم همفکری کنید و به نوعی کار گروهی را انجام دهید. تقویت همکاری از مهم ترین عواملی است که در حین آموزش آنلاین کارمندان و آموزش های ضمن خدمت کارمندان باید به آن بپردازید. در صورت عدم توجه به کار گروهی، به مرور زمان افراد منزوی شده و از خود علاقه ای برای در یک تیم بودن نشان نمی دهند و ترجیح می دهند که کارهای خود را به تنهایی انجام دهند.
• حتما قبل از آموزش آنلاین کارمندان، اطمینان حاصل کنید که آن ها نحوه ی کار با پلتفرم مجازی را می دانند. زیرا در غیر اینصورت، آن ها هم خودشان را و هم شما را با مشکل مواجه خواهند کرد و چه بهتر است که از قبل پیش بینی کنید. همچنین زمانی جلسه را برگزار کنید که همه ی کارمندان امکان حضور در جلسه را داشته باشند. درست است که افراد می توانند جلسه ی ضبط شده را ببینند ولی حضور داشتن در جلسه ی آنلاین تاثیر بهتری دارد و کارمندان بهتر می توانند با هم تعامل داشته باشند.

بنابراین برای برگزاری بهتر جلسات آنلاین یا آموزش آنلاین کارمندان، راهکارهایی را باید رعایت کنید که در بالا تعدادی از آن ها را معرفی کردیم. همچنین فراموش نکنید که به یکدیگر فیدبک بدهید. زیرا از این طریق است که هر فرد عیب کار خود را می شناسد و تلاش می کند تا آن را برطرف سازد. اگر کارمندان ایرادات یکدیگر را برطرف سازند به رشد و تعالی خود و سازمان کمک خواهند کرد و از این طریق هم یاد می دهند و هم یاد می گیرند.

سخن پایانی

آیا از آن دسته افرادی هستید که حاضرید برای موفق شدن با چالش ها روبرو شوید؟ یکی از چالش هایی که اخیرا به وجود آمده است آموزش آنلاین کارمندان است. بدین صورت که سازمان ها باید آموزش  بدو استخدام و ضمن خدمت را به صورت مجازی برای کارمندان خود برگزار کنند.

از آنجا که آموزش نقش تعیین کننده ای دارد، این مقاله را به مبحث آموزش ضمن خدمت و آموزش آنلاین کارمندان اختصاص دادیم. همانطور که اشاره شد چندین عامل مهم باعث می‌شود که حرکت به سمت مدل نوین آموزش یعنی آموزش مجازی کارمندان شتاب بیشتری بگیرد و روز به روز به اقبال بیشتری از سمت سازمانها روبرو شود. بنابراین بجاست که از امروز با شیوه های برگزاری دوره‌ها و کلاس‌های آموزش مجازی هر چه بیشتر آشنا شویم.